Skolan i molnet: myter, sanningar och konsekvenser

Det är förstås inget nytt med molntjänster i skolans värld. Huvudsakligen administrativa plattformar som körs på webben har ju varit en del av skolvardagen i flera år. Det som däremot på många håll fortfarande är nytt är insikten att dessa system – som mycket sällan är lämpade för det praktiska skolarbetet – behöver kompletteras med andra tjänster om målet är att utnyttja nätet fullt ut och öppna skolan mot omvärlden. Begreppet ‘molntjänst’ är också ganska luddigt och det händer att man buntar ihop mängder med webbtjänster trots att de kanske fungerar på helt olika villkor och har väsensskilda användningsområden. Det hela blir inte enklare att greppa genom att de tjänstepaket som några välkända internationella företag erbjuder skolor och universitet består av applikationer som i någon skepnad ofta finns tillgängliga också för privatanvändare.

Hur fungerar molntjänster?

Något förenklat kan man säga att globalt tillgängliga molntjänster innebär att användarna slipper installera program och aktivt säkerhetskopiera sina data; allt arbete gör man direkt – efter inloggning – i webbläsaren genom en internetansluten enhet (stationär dator, laptop, platta, smartphone..). Detta innebär också att användaren ger leverantören av tjänsten en fullmakt att hantera avändardata som kan lagras var som helst i världen, beroende på hur tjänsten är utformad. Ett stort problem i sammanhanget är att lagstiftningen i Sverige har inte följt med i teknikutvecklingen med resultatet att det sedan flera år tillbaka råder osäkerhet har funnits osäkerhet kring vad som egentligen gäller för skolornas del. En av de viktiga frågorna i sammanhanget har varit hur personuppgiftslagen (PUL) skall tolkas. Vid skrivande stund [uppdaterat oktober 2015] har flera huvudmän – efter riskanalys och förhandlingar med leverantören – kommit fram till att de helt fullföljer kraven i PUL. I synnerhet Malmös tolkning och sedan Göteborgs avtal med Google och nu sist Simrishamns arbete med GAFE, godkänt av Datainspektionen, tyder på att det äntligen börjar hända saker med besked.

Datainspektionens roll

Ibland verkar det också vara oklart i skolsammanhang vilken roll den statliga myndigheten Datainspektionen har. DI är varken en domstol som kan förkunna en dom i en juridisk tvist eller en polisiär myndighet som skall sätta dit brottslingar – däremot har DI en tillsynsuppgift beträffande integritetsfrågor inom IT-området. Därigenom har DI naturligtvis synpunkter och krav också på hur skolorna använder molntjänster. Denna dialog ser jag som något mycket positivt som alla huvudmän borde välkomna.

Två globala jättar

Det finns i dag främst två tämligen kompletta, etablerade och kostnadsfria tjänstepaket för skolor och universitet som körs fullt ut i molnet: Google Apps for Education (GAFE) och Office365 Edu från Microsoft. Båda erbjuder de klassiska ‘Office’-delarna (ordbehandling, presentation och kalkyl) men också e-post, kalender, webbpublicering och mycket, mycket annat. Dessa tjänster fungerar så bra att det finns ytterst sällan någon anledning att köpa program som installeras lokalt i den egna datorn. För egen del så uppskattar jag att mer än 95% av allt ‘digitalt’ jag gör i arbetet snurrar i webbläsaren, inklusive givetvis de molntjänster som arbetsgivaren tillhandahåller. Som jag ser det, har Google ett rejält försprång med GAFE, huvudsakligen för att företagets affärsidé helt bygger på webbanvändning. Både Microsoft och andra – exempelvis Apple med sin iCloud – utgår ifrån traditionell mjukvara som måste helt och hållet göras om för att fungera genom internet.

Hur används tjänsterna?

Oavsett om man använder GAFE, Office365 eller någon annan lösning så måste det vara glasklart vad tjänsterna skall användas till. Se gärna Edward Jensingers suveräna blogginlägg om bl.a. detta! Det är också viktigt att förstå att det är en himmelsvida skillnad mellan det fullständiga kaoset som privatkonton i skolan innebär, jämfört med ett övergripande upplägg. Jobbar man med GAFE, får varje elev och lärare ett eget jobbkonto och den som har admin-ansvaret kan enkelt styra användningen av de enskilda tjänsterna i organisationen. GAFE bildar därmed en enhetlig grund för hela arbetsflödet och vässat med ‘smarta’ mappar i molnet – skapade exempelvis genom tillägget gClassFolders – blir arbetet oerhört mycket enklare och effektivare för både elever och personal.

GAFE-implementering och drift

Att dra igång GAFE är inget man gör på en kafferast och uppstarten kräver ganska djupa kunskaper om hur internet fungerar bakom kulisserna, trots att Google har mycket detaljerade instruktioner tillgängliga. Vissa moment tar också sin tid – ofta flera veckor – innan inställningarna slår igenom på internet. Det finns följande huvudsakliga delar i förberedelserna:

  1. Registrera ett domännamn (eller använda ett befintligt sådant)
  2. Koppla ihop GAFE med domänen
  3. Lägg in användardata i skolans GAFE-databas
  4. Valfritt: skapa smart mappstruktur för användarna på Google Drive genom gClassFolders Förbered lärarnas och elevernas arbete i Classroom, det kraftfulla men extremt lättjobbade gränssnittet för ett smart arbetsflöde med skoluppgifterna

När GAFE väl är igång med den egna domänen, krävs normalt ingen handpåläggning alls och alla administrativa åtgärder sköter GAFE-admin genom ett lättanvänt webbgränssnitt.

Min erfarenhet är att den enhetliga, smarta mappstrukturen som gClassFolders skapar är helt nödvändig för ett tydligt, strömlinjeformat arbetsflöde. Videodemonstrationen som jag gjorde tillsammans med Lars Arvidsson finns tillgänglig genom YouTube här (mycket har ändrats sedan vi gjorde videon men grundprincipen är fortfarande densamma).

Jag anser att Classroom-modulen är unik i skolsammanhang och den tillåter oss äntligen att använda all den kraft Google Drive har, utan att tvinga användarna att grotta in sig i alla tekniska detaljer och finesser med Drive-användningen.

Myter kring GAFE

Jag kan tänka mig att flera av dessa myter och sanningar om GAFE också stämmer för Office 365 Edu men säker är jag inte – har mycket begränsad egen erfarenhet av Office 365.

  • Tjänsten är skakig och går ofta ner
  • Utan internet kan man inte jobba alls
  • Google Docs räcker inte, man måste ha Word
  • Ingen support värd namnet
  • Säkerheten är dålig
  • GAFE är olaglig i Sverige
  • Man klarar sig lika bra med privatkonton som med GAFE
  • Chromebooks fungerar bra i skolan utan GAFE
  • Skolor har inte råd med GAFE
  • Google äger arbeten som skapas genom GAFE
  • Dropbox är ett gott alternativ till GAFE

Sanningar kring GAFE

  • Garanterad ‘uptime’ (tillgänglighet) för tjänsterna hos Google är 99,9% men givetvis kan problem i nätet – lokalt eller globalt – ställa till det
  • Det går utmärkt att jobba offline med dokument, presentationer, ritningar (och en hel del annat) efter en snabb initial synkning
  • Docs gör allt som behövs i skolan och möjligheterna till samarbete är unika
  • Suverän telefonsupport; sist tog det 15 sekunder för mig att få en kunnig specialist på tråden
  • Säkerheten är mycket hög
  • GAFE är inte olaglig i Sverige!
  • Privatkonton i skolan är ett oseriöst upplägg som bäddar för fullständigt kaos
  • Vettig användning av Chromebooks i skolan kräver att GAFE är igång
  • GAFE är kostnadsfritt så skolor borde ha råd
  • Användaren äger sina arbeten, inte Google
  • Dropbox är en (välfungerande) synkroniseringstjänst men kan inte på något sätt matcha den helhetslösning som GAFE erbjuder

Konsekvenser

  • Potentialen i nätet och 1-1 satsningar utnyttjas fullt ut i det praktiska arbetet
  • Skolorna kan lägga pengar på annat än orimligt dyra IT-tjänster
  • IT-avdelningar får radikalt omvärdera sin uppgift
  • Lärare och elever får moderna IT-verktyg med ett antal stora fördelar
  • Skolorna kan öppna upp sin verksamhet och samarbeta enkelt både lokalt och globalt, också genom live videostreaming med hjälp av HangoutsOnAir (se BeSmartOnAir).

Lärarröster kring GAFE

Vi lärare är i allra högsta grad pragmatiker, vågar jag påstå – nya grepp måste visa sig fungera i praktiken innan vi tycker det är värt att satsa ordentligt. Det tog bra länge för mig innan jag bestämde mig att ta steget fullt ut, tillsammans med de kollegor som ville prova. Mina kollegors röster om främst dokumenthanteringen och arbetsflödet i vår skräddarsydda GAFE-pilot kan du ta del av här.

About niiloa

Language teacher, EdTech coach, GSuite superadmin, EU eTwinning Ambassador, advocate for international school collaboration
This entry was posted in EdTech, IT i skolan and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

2 Responses to Skolan i molnet: myter, sanningar och konsekvenser

  1. Pingback: Mitt utvidgade kollegium | Fröken Evas skola

  2. Tack för en bra sammanställning och många bra tips på länkar!/Mvh Charlotta Wasteson

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s